A estratégia deverá desdobrar-se também indicando as competências organizacionais, ou seja, quais são as capacidades que a empresa possui coletivamente, ou que precisa desenvolver, para poder alcançar seus objetivos.

Mas o que seria Planejamento Estratégico?

Em resumo, pode-se dizer que é o processo de analisar uma organização sob vários ângulos, definindo seus rumos por meio de um direcionamento que possa ser monitorado nas suas ações concretas, utilizando-se, para tanto, de um instrumento denominado “plano estratégico”.

Segundo o dicionário Houaiss, estratégia significa “a arte de aplicar com eficácia os recursos de que se dispõe ou de explorar as condições favoráveis de que porventura se desfrute, visando ao alcance de determinados objetivos”. Já o dicionário Michaelis define estratégia simplesmente como “a arte de dirigir coisas complexas”.

Ambas as definições conferem um tratamento de “arte” para a imprescindível tarefa de buscar direcionar todo o conjunto de recursos organizacionais – representados nos esforços das pessoas (dons, talentos, interesses e aptidões naturais) e na aplicação dos meios materiais disponíveis para fazer o que a empresa faz – para o alcance de um desejo coletivo quanto ao futuro daquele “grupo de pessoas com um propósito” – que é a própria definição de organização.

Nenhuma grande estratégia resiste ao tempo sem uma cuidadosa reflexão. Um planejamento estratégico muito bem feito é incontornável. Isto é, um planejamento que dê conta de priorizar, refinar e distribuir os projetos ao longo do tempo, para as equipes responsáveis, e com os recursos disponíveis.

É importante analisar um planejamento em toda a sua complexidade, que vai muito além do que costumamos ver: um documento compartilhado online com a equipe, que em nada garante o entendimento e o cumprimento do que está escrito. A gestão estratégica trata em primeiro lugar da formulação de estratégias que determinem rumos ou formas de atingir objetivos. E isso requer efetividade prática.

Para você entender melhor, a Agita Comunicação listou a seguir 15 segredos para converter tudo que foi planejado em algo realizado com sucesso.

Preparação

O caminho pelo qual se deseja seguir é o ponto de partida do planejamento, e os objetivos de comunicação que se deseja alcançar devem ser bem estabelecidos.

1. Planeje por blocos de curto prazo

Tente dividir o tempo, traçando objetivos e resultados trimestrais, e convidando os líderes das áreas para que proponham as ações que julgam necessárias para atingi-los.

Essa metodologia é chamada de OKRs* (Objectives and Key Results) e é adotada por diversas multinacionais, como o Google, sobretudo porque atua de forma democrática, permitindo às áreas sugerir no que gostaria de trabalhar, conforme julga importante, e entender melhor seu papel no todo da empresa.

O ideal é estabelecer um roteiro de duas ou três reuniões com cada área ou líder de área. Para tornar a reunião produtiva – algo que parece difícil, mas não é.

Além do Google, a lista de empresas que utilizam OKR é grande: Twitter, LinkedIn, Dropbox, GoPro, Coursera, Eventbrite, entre várias outras. No Brasil a lista inclui empresas como Nubank, VivaReal, Locaweb, ContaAzul e Moip.

*OKRs

É um sistema simples para criar alinhamento e engajamento em torno de metas mensuráveis e dinâmicas, tipicamente definidas a cada trimestre.

2. Defina metas numéricas e específicas

A melhor forma de saber se o seu planejamento estratégico terá valido a pena no final do período é usar indicadores de desempenho numéricos, ou KPIs*. É importante destacar que eles podem mudar ao longo do tempo, mas é preciso ter cuidado para fazê-lo só em caso de uma alteração no foco estratégico da empresa.

Quando se é específico e se usa números, e não só frases, para descrever as metas, fica mais simples acompanhar os avanços e correr para corrigir atrasos.

Com ferramentas de análise e mineração de dados disponíveis no mercado, os líderes ainda enfrentam o desafio de escolher os dados mais relevantes para embasar o crescimento do negócio, além de ter de lidar com discrepâncias entre diferentes resultados de diferentes ferramentas. No entanto, ainda é mais interessante usar KPIs do que os ignorar.

*KPIs

É a sigla em inglês para Key Performance Indicator, ou os famosos Indicadores-Chave de Desempenho. Também conhecidos como KSI, Key Success Indicator, KPIs são nada mais, nada menos do que as métricas que você eleger como essenciais para avaliar um processo de sua gestão.

3. Use templates de planejamento estratégico

Templates são uma forma de padronizar o planejamento estratégico das diferentes áreas da empresa. Padronizar, por exemplo, a análise da concorrência (por meio da análise SWOT), ou a rentabilidade da carteira de produtos (usando-se a matriz BCG). E assim, fica mais fácil comparar os dados.

Mas, para evitar que departamentos distintos tenham de se enquadrar em todas as seções de um template, uma solução é dar autonomia às áreas para eliminar as categorias ou requerimentos que não fazem sentido.

Criando e Elaborando seu Planejamento

As estratégias podem ser definidas como sendo as formas através das quais os objetivos serão atingidos. Estão, por isso, intimamente ligadas aos objetivos, uma vez que definem o “como” a empresa caminhará em direção às suas metas. Para cada estratégia estabelecida deverá haver, no mínimo, um objetivo ao qual ela servirá.

1. Crie uma lista de espera

É preciso selecionar algumas poucas ideias pensadas e sugeridas para, então, levá-las adiante. Para isso funcionar, o que o consultor Nick Tasler sugere é: priorize e tenha uma lista de espera para os demais objetivos.

Apesar de você acreditar que todas as ideias possuem potencial para expandir a rentabilidade da empresa durante um ano, o ideal é manter, apenas, de três a cinco para cada trimestre ou semestre. De Steve Jobs a Warren Buffett, esse é o conselho. Já o restante vai para a lista de espera, onde pode ficar por até seis meses.

2. Teste as ideias

Uma estratégia é uma hipótese: a de que um conjunto de ações levará ao resultado esperado. Acontece que, muitas vezes, os pressupostos estão apoiados em palpites, e não em testes ou pesquisas e, com isso, as diretorias não se sentem confortáveis para incentivar ou investirem as ações, preferindo manter o negócio como está. De fato, às vezes a ideia é bastante inovadora e não tem estudos consistentes a respeito.

Para superar a inércia, e não inibir a inovação e a participação das pessoas, a tática é: peça aos gestores que testem as ideias propostas, ao longo do trimestre, e acompanhem os resultados para entender o que funciona e o que pode ser repensado. Assim, os envolvidos têm autonomia e motivação para trabalhar no que propuseram, em vez de se calar diante das crenças da diretoria.

3. Tenha clareza na linguagem

Segundo um estudo de Donald Sull, expert em crescimento de empresas em mercados turbulentos, quase 50% dos executivos não veem uma ligação entre as estratégias mais importantes da sua empresa. E dois em cada três gestores não entendem a direção que estão seguindo. Isto é, não entendem aonde sua empresa quer chegar.

Sem um planejamento estratégico muito bem feito, sua empresa pode entrar para essa mesma estatística. Uma forma muito simples, mas ignorada, de contornar isso é parar de adotar frases vazias. Do tipo: “Alavancar nossa capacidade operacional a nível global”, ou “Redesenhar nossos preços e estratégia comercial para estimular a demanda, mantendo o acesso do mercado”.

E o resultado é que a equipe não entende o que é preciso fazer. Não está claro. Se preciso, defina uma lista de expressões proibidas, tais como “alavancar”, “redesenhar”, “sinergia” e “robusto”. Esse é um dos raros tipos de censura com bom propósito. Em vez de frases vagas, seja específico(a). Muito específico(a).

4. Faça perguntas provocadoras

É muito importante que o processo de planejamento estratégico envolva discussões, debates, enfim, bastante diálogo. Afinal, é necessário bastante confiança no que é proposto para seguir adiante com os projetos. Para evitar a paralisação do processo, a solução é: faça perguntas quando os planos forem apresentados pelas áreas.

Alguns exemplos:

“Quais são as duas ou três coisas que precisam funcionar para essa estratégia funcionar?”
“Se seguirmos esta estratégia, o que estamos decidindo não fazer?”
“Há algum tipo de habilidade nova que precisamos desenvolver para esse planejamento dar certo?”.

5. Estabeleça papéis claros

É fundamental definir com clareza as responsabilidades e, por vezes, as metas de cada pessoa na empresa, não só de cada equipe. Esse papel cabe aos líderes das áreas. Isso inclui também criar uma hierarquia para que não comecem a pipocar gargalos porque as demandas são cobradas de modo informal entre os times. E nem atrasos, já que as prioridades mudam o tempo todo.

6. Não subestime a cultura

“A cultura devora a estratégia numa garfada. De café da manhã”
(Peter Drucker)

E o que seria uma cultura forte o suficiente para devorar a estratégia? A cultura de não valorização da inovação, da falta de transparência entre os membros da equipe, de falta de autonomia dos líderes e colaboradores, e de comunicação difícil.

Kim Kaupe, CEO da ZinePak aconselha que “a cada nova pessoa que entra para a equipe, a camaradagem e a cultura da empresa inevitavelmente mudam, e ter um planejamento estratégico para preservar o espírito inicial do time e adaptá-lo à nova realidade, mesmo com os números crescendo, é fundamental”.

A cultura está para a equipe, assim como os anúncios da empresa estão para os clientes. A equipe é o cliente interno, que precisa se apaixonar pelo lugar onde trabalha e pelo que faz, para continuar ali. E isso depende de um ponto comumente negligenciado: coerência.

Cultura não se resume à lista de valores, visão e missão da empresa, mas tem muito mais a ver com a semelhança entre as atitudes dos líderes e colaboradores no dia a dia e a promessa de solução que a empresa vende. Ou seja, uma empresa que vende uma solução de bem-estar, mas todos vivem em clima de tensão, estresse e detração tem uma cultura incoerente.

Líderes coerentes sabem que a estratégia de uma empresa revela a sua cultura. É inevitável. Você identifica quando os chefes falam de uma gestão descentralizada, mas existe uma clara hierarquia e os líderes não são acessíveis ao time.

Se a estratégia da empresa é focada no consumidor, não pode haver um número alto de reclamações. Caso haja, é preciso ouvir as más notícias e discutir o tema com a equipe. Se a empresa não encontrar uma forma de falar sobre pontos negativos como alta rotatividade, liderança abusiva, conflitos pessoais, queda na rentabilidade, o engajamento não vai melhorar.

Outra dimensão da cultura organizacional que impacta diretamente no processo de planejamento estratégico é o fato de ela ser como um código ético que emana de todo o trabalho feito. Um conjunto de práticas modelo, de padrão de qualidade e de postura profissional esperados de todos os integrantes.

Uma empresa pode até incentivar um planejamento estratégico, mas se a cultura não mudar, o colapso estará sempre à porta. Por isso, um planejamento estratégico precisa levar em conta as seguintes questões: Alguma dessas ações fortalecerá nossa cultura? Como? Um dos objetivos é aumentar o engajamento da equipe?

Executando o planejamento

Ser um bom empreendedor ou bom executivo requer como principal habilidade ser bom em executar. A capacidade de “fazer acontecer” é o que mais falta nas empresas e nas organizações. Falta de ideias e de planejamento prejudicam – mas quando a execução não é bem realizada, não importa a qualidade do que se foi planejado – o fracasso é garantido.

1. Busque uma ferramenta de gestão

Para Randy Rayess, CEO da VenturePact, quando a empresa é pequena, grande parte das tarefas é feita à mão. Mas, “à medida que o negócio cresce e ganha clientes, inúmeros processos internos tem de ser aprimorados e também mensurados. Isso só é possível com ferramentas que deixam o pessoal focar no que é estratégico sem esquentar a cabeça com pendências que um sistema pode resolver sozinho ou com alguns cliques”.

Além disso, uma ferramenta de gestão é fundamental para acompanhar o progresso do planejamento e, dependendo da escolha, ter uma estimativa da data de entrega e dos custos.

2. Comunique muito bem e com frequência

Se o planejamento não é compartilhado, e relembrado, ele deixa de ser estratégico, e não é executado. Por isso, existem as etapas necessárias de apresentação geral, compartilhamento online com a equipe, e de revisitar, sempre que preciso, o plano para esclarecer o que de fato é esperado.

Quando todas as pessoas conseguem explicar o planejamento e dizer como afetam as demais áreas e como são por elas afetadas, aí sim, se tem uma estratégia forte. No entanto, a maior parte das empresas subestima essa parte.

Analisando tudo que foi planejado atentamente

Ter disciplina para levar adiante o que foi decidido no plano, ser realista com todos, terminar aquilo que se iniciou, e rediscutir aquilo que possa ter mudado por forças externas à empresa.

1. Mensure o desempenho do time

Rahim Charania, CEO da American Fueling Systems, líder na produção de combustíveis alternativos nos EUA, destaca que “Quando você está ganhando dinheiro, parece que o trabalho de todo mundo está sendo bem-feito. Mas o que parece ter qualidade pode estar repleto de falhas despercebidas por conta do ritmo acelerado do dia a dia.”

Essas mesmas falhas podem voltar a te assombrar quando o mercado desacelerar – a menos que você tenha tomado atitudes para que a equipe esteja no seu melhor nível, por meio de avaliações de desempenho regulares. Neste artigo você confere como fazer isso sem deixar mágoas, e assim, manter o planejamento estratégico nos trilhos.

2. Avalie a satisfação dos clientes

“Conforme a sua empresa amplia e você atrai novos negócios, é comum deixar no baú alguns antigos clientes”, diz Ryan Wilson, CEO da FiveFifty. Por isso, ele recomenda, “é fundamental medir sua satisfação, ter um indicador que mostre se a empresa está crescendo de forma sustentável” – ou se precisa de uma tecnologia como um CRM para dar conta de tudo.

3. Revise sua visão do negócio

O melhor modo de começar a avaliar o seu planejamento estratégico é reavaliar a sua visão. Para algumas organizações, a visão estava relacionada ao desenvolvimento de certo produto, ao como de costume, consistia em ações para atingir a primeira missão da empresa.

4. Lembre-se de que nenhum objetivo é imutável

Ao contrário das coisas sagradas, de caráter permanente, os objetivos de um planejamento estratégico podem ser alterados ao longo do percurso. Basta que haja uma boa justificativa, como dissemos anteriormente, uma mudança no foco estratégico da empresa, desencadeada por um pedido de investidores, consenso da equipe ou pela constatação de que o indicador de desempenho em questão era incoerente.

É sempre possível rever o plano para ver o que está funcionando e o que não está. Ao fazê-lo, deixe o ego e o orgulho na porta. É preciso estar disposto a descartar estratégias de produto, campanhas de marketing, e lançar mão de novas ideias. O objetivo, nunca perca de vista, é construir o melhor planejamento daqui para a frente, sem se martirizar pelos eventuais prejuízos do que foi feito até então.

Conclusão!

Enfim, fazer acontecer, é parte da estratégia, não uma função isolada da gestão de empresas. É também de sua responsabilidade a revisão permanente de cenários, como forma de evitar qualquer descompasso entre objetivos e estratégias propostos no plano, relativamente aos indicadores oferecidos pelo ambiente.

Finalmente, cabe lembrar duas máximas relativas ao planejamento, sendo a primeira aquela que diz não ser tão importante planejar e a segunda, que estabelece a importância em não acreditar que, em tendo planejado, se garantiu o sucesso.

Dessa forma, a Agita Comunicação destaque que o maior desafio da gestão estratégica está relacionado à sua efetividade prática no alcance dos objetivos organizacionais, isto é, na sua capacidade de movimentar a organização e alinhá-la no sentido da prescrição proposta pelo plano estratégico, com a adaptabilidade que esse processo exige. Como toda função de gestão, isso pressupõe uma dinâmica permanente de planejamento, execução, monitoramento, avaliação, ajustes e reajustes.

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.